Girar de outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de onenote

OneNote es uno de esos productos de Microsoft parece completamente inútil cuando empiece a usarlo, pero no es hasta que realmente haga uso del producto que es verdadero valor empieza a brillar a través. Como un herramienta de trabajo y gestión de proyectos, OneNote es una de las mejores herramientas que hay.

¿Por qué no sólo tiene que utilizar el Las tareas incluyen en Microsoft Outlook, ¿usted pregunta? Bueno, no hay realmente ninguna razón usted no puede utilizar los dos. Cada uno tiene su lugar en su caja de herramientas de productividad, y cada uno de ellos se complementan entre sí, así.

En este artículo, te voy a mostrar cómo se puede integrar tareas de Microsoft Outlook y Microsoft OneNote para gestionar mejor las complejidades de los múltiples proyectos que haya que suceden en su vida, o en el trabajo, en un momento dado.

Donde las tareas de Outlook se queda corto

He usado las tareas en Microsoft Outlook desde hace muchos años. Como resumen diario de todo lo que tiene que lograr, nada es mejor que él. Tienes las fechas de vencimiento, descripciones de tareas y prioridades disponibles de un vistazo, e incluso se puede clasificarlas en los proyectos específicos que está trabajando.

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El mayor beneficio a Tareas - su simplicidad - es también su mayor inconveniente.

A pesar de que usted tiene la capacidad para escribir notas al abrir las tareas individuales, las características que están disponibles dentro de estas notas son muy limitadas.

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El texto es grande, pero lo que si se quieren organizar las muchas hojas de cálculo, documentos, notas de reuniones, y los muchos otros registros que van junto con el trabajo en estas tareas?

Lo que necesita es una especie de carpeta o cuaderno donde se puede almacenar toda esa información para cada tarea, organizada con pestañas, y disponible a su alcance cuando se está revisando sus tareas y decidir en qué trabajar al lado.

La adición de la OneNote Add-In a Outlook

Afortunadamente, usted puede hacer esto con OneNote, ya que se integra perfectamente con Outlook. Para hacerlo desde dentro de Outlook, haga clic en Archivo y entonces opciones.

A lo largo del menú de navegación de la izquierda, haga clic en el Complementos enlazar.

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En la parte inferior de esta página verá un campo "Administrar" con un cuadro desplegable. Seleccione "complementos COM" y haga clic en el botón Ir.



Si ha instalado OneNote en su equipo, lo cual lo que debe, porque es de libre OneNote-entonces usted verá un complemento tituló aquí OneNote Notas sobre elementos de Outlook. Seleccione la casilla junto a esto, y luego haga clic en Aceptar.

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Ahora usted descubrirá iconos "OneNote" A lo largo de Outlook, pero la que más nos interesa es la que ahora aparece en la parte superior de la página Tareas de Outlook.

Ahora que se ha integrado con Outlook OneNote, es el momento de ponerla a trabajar para obtener más productiva.

En la siguiente sección, te voy a mostrar cómo se puede crear cuadernos para los distintos proyectos que tienes en marcha, y entonces, ¿cómo se pueden crear nuevas páginas para la gestión de tareas con sólo hacer clic en el botón de OneNote en las tareas de Outlook.

Gestión de tareas eficaz con OneNote y las tareas de Outlook

En primer lugar, abrir OneNote y crear un nuevo ordenador portátil Solo dedicado a Administración de tareas.

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Ahora dentro de la portátil de administración de tareas, puede crear nuevas secciones para cada proyecto individual que se está trabajando actualmente.

Todas las tareas en su página Tareas de Outlook normalmente caerán bajo un mismo proyecto u otro. Desafortunadamente en Outlook, no es tan fácil de organizar visualmente estas tareas por proyecto. Todos ellos simplemente se muestran en una lista grande, larga. Existe la categoría de trabajar, pero eso es sólo una columna. Visualmente, la lista parece bastante intimidante.

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Sin embargo, mediante la adición de secciones en OneNote para cada proyecto, que está creando este bonito diseño visual, limpio que te permite organizar todas las tareas visuales en los proyectos (que vamos a llegar a en un momento).

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Así que, ahora que tienes configurado OneNote con proyectos, puede comenzar a cargar para arriba con las tareas a medida que surgen.

Uso de la Integración Nueva-Task-a OneNote



Si surgen nuevas tareas desde un correo electrónico a su jefe le envía, asignaciones proporcionadas por un jefe de proyecto, o en cualquier otro lugar, el proceso es el mismo: crear la tarea en tareas de Outlook, resáltala (haciendo clic en la tarea) y luego haga clic en el OneNote icono situado en la parte superior de la página Tareas.

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¿Qué pasa cuando se hace esto es magia.

En primer lugar, OneNote le preguntará qué sección desea colocar esta nueva "página" en. Aquí es donde se selecciona el proyecto que pertenece esta tarea.

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Una vez hecho eso, OneNote importará automáticamente la tarea de la perspectiva en que la sección de OneNote como una nueva página.

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Básicamente, las secciones son los proyectos, y las páginas son tareas. Así que con esta configuración en OneNote, todos sus proyectos se enumeran a lo largo de la barra de navegación izquierda. Al hacer clic en un proyecto, verá todas las tareas relacionadas a lo largo de la barra de navegación de la derecha.

Una vez que usted ha utilizado esta configuración durante unos días, usted apreciará lo intuitivo y limpio que está. Incluso si tiene 4 o 5 proyectos en todo ocurren al mismo tiempo, esta configuración le permite centrarse en la derecha en un proyecto específico, y ver sólo las tareas asociadas con ella, sin todo el desorden de las tareas no relacionadas.

Mantener registros de tareas Organizada

Al traer sus tareas en OneNote, se proporciona un espacio central donde todo lo relacionado con esa tarea puede ser organizada. Y las cosas que se pueden organizar en su página de tareas en OneNote es impresionante.

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Puede insertar tablas de datos (o insertar una hoja de cálculo de Excel real si se quiere), adjuntar cualquier tipo de archivo, tomar recortes de pantalla, insertar imágenes o imágenes escaneadas, hacer grabaciones de audio, y por supuesto añadir todos los enlaces que te gusta.

Incluso se puede crear otra lista de tareas dentro de esta tarea individual. Lo que organizar en este espacio es totalmente suya, pero el punto es que permite que una ubicación centralizada para centrarse en su tarea, sin perder tiempo caza a través de sus directorios para los archivos relacionados. Vincular todo aquí, y es todo a su alcance.

¿Utiliza OneNote para organizar sus proyectos y tareas? ¿Usted ve valor en la integración de sus tareas de Outlook en OneNote? Darle una oportunidad, y compartir sus opiniones y experiencias en la sección de comentarios!


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